Workspaces in Organisationen einführen *
Wer kann diese Funktion verwenden?
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Nur Organisations- und Workspace-Admins können Workspaces verwalten
Workspaces sind Sammlungen von Teams, Personen und Ressourcen innerhalb einer Figma Organization. Sie helfen Unternehmen mit vielen Geschäftseinheiten, Untermarken oder Designsystemen, ihrer Figma Organization Struktur zu verleihen.
Bereite die Einführung von Workspaces in deinem Unternehmen vor
Als Organisationsadministrator*in spielst du eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Ausrichtung deiner Organisation. Im Folgenden erfährst du, wie du Workspaces in deiner Organisation effektiv einrichten und verwalten kannst:
- Plane eine Struktur für die Workspaces in deiner Figma-Organisation
- Identifiziere Workspace-Admins
- Entscheide, wie Teams Workspaces zugewiesen werden sollen
- Entscheide, wie Benutzer Workspaces zugewiesen werden sollen (optional)
- Kommuniziere die Änderungen in deiner Organisation
- Erstelle Workspaces und richte sie ein
Achtung! Sobald du deinen ersten Workspace erstellt hast, wird Figma für jeden in deiner Organisation anders aussehen. Wir empfehlen dringend, diese Schritte zu befolgen, bevor du Workspaces in deiner Organisation aktivierst.
1. Plane eine Workspace-Struktur
Wir empfehlen, Workspaces entsprechend der in deinem Unternehmen vorhandenen Strukturen einzurichten. Zum Beispiel:
- Geschäftseinheiten
- Sub-Marken
- Produktbereiche
- Regionen
Hier sind einige Vorschläge für die Planung deiner Workspaces:
- Wir empfehlen, mindestens zwei Workspaces zu erstellen. Du kannst so viele Workspaces einrichten, wie du benötigdz, obwohl die meisten Unternehmen weniger als 20 verwenden.
- Gebe Workspaces einfache, intuitive Namen.
- Stelle sicher, dass jeder Workspace einen eindeutigen Namen hat.
Vorsicht! Es gibt einige Fälle, in denen das Hinzufügen von Workspaces zu deiner Figma Organization nicht notwendig ist. Wenn deine Organisation beispielsweise weniger als 10 Teams hat, benötigst du möglicherweise keine Workspaces. Wenn du nicht sicher bist, ob Workspaces geeignet ist, wende dich an deinen Figma Vertriebskontakt.
2. Identifiziere Workspace-Admins
Workspace-Admins helfen Organisations-Admins bei der Verwaltung von Personen und Ressourcen in Figma. Wir empfehlen, für jeden erstellten Workspace mindestens einen Workspace-Admin zu benennen.
Workspace-Admins können Teams, Mitglieder und Gäste in ihrem Workspace verwalten. Wir empfehlen, Personen auszuwählen, die die Aktivitäten und Aufgaben der von ihnen betreuten Personen und Teams verstehen. Dabei kann es sich um einen Team- oder Linienmanager, einen Abteilungsleiter oder eine andere Person handeln, die Einblick in die Arbeit der Mitarbeiter hat.
Erfahre mehr über die Unterschiede zwischen Organisations- und Workspace-Admins →.
3. Entscheide, wie Teams Workspaces zugewiesen werden sollen
Wenn du einen Workspace erstellst, empfehlen wir, ihm Teams zuzuweisen.
Durch die Zuweisung von Teams zu Workspaces kannst du verwandte Arbeiten gruppieren. Dies erleichtert Personen das Auffinden ihrer Arbeit in Figma.
Wenn du einem Workspace keine Teams hinzufügst, sehen die Teilnehmer einen leeren Workspace in ihrer Seitenleiste. Nicht zugewiesene Teams werden in den Bereich Andere Teams aufgenommen. Personen müssen sich durch alle nicht zugewiesenen Teams durcharbeiten, um die für sie relevanten zu finden.
Wenn du Teams Workspaces zuweist, kannst du auch Standardteams auswählen. Personen treten automatisch Standardteams bei, wenn sie einem Workspace zugewiesen werden. Das macht den Einstieg in die richtigen Inhalte leicht.
Tipp: Ein/e Organisationsadministrator*in kann eine Liste aller Teams in der Organisation herunterladen.
4. Entscheide, wie Benutzer Workspaces zugewiesen werden sollen (optional)
Jedes Mitglied oder jeder Gast wird einem Workspace zugewiesen. Du kannst Personen manuell Workspaces zuweisen oder die Personen die Zuweisung selbst vornehmen lassen, indem du die Workspaces-Auswahl aktivierst.
Das Zuweisen von Personen zu einem Workspace ist ein optionaler administrativer Schritt. Damit können Organisations-Admins Aufgaben der Benutzerverwaltung an Workspace-Admins delegieren.
Die Zuweisung von Personen zu einem Workspace hat keine Auswirkungen auf ihre Mitgliedschaft in Teams, denen sie bereits beigetreten sind. Du kannst weiterhin Teams in anderen Workspaces in deiner Organisation durchsuchen, ihnen beitreten oder den Beitritt beantragen.
5. Kommuniziere die Änderungen in deiner Organisation
Es ist sehr wichtig, dass du deine Organisation im Voraus darüber informierst, wie sich ihre Erfahrungen mit Figma ändern werden.
Hier findest du eine anpassbare Nachricht, mit der du deinen Benutzer*innen mitteilen kannst, was sie erwartet:
An alle, die Figma nutzen,
Ab dem [Datum] wirst du einige Änderungen in Figma feststellen.
Um Inhalte und Projekte leichter auffindbar zu machen, haben wir begonnen, Figma in Workspaces zu organisieren. Workspaces sind eine neue Möglichkeit, Teams in Figma zu gruppieren, und wir verwenden sie, um [Untermarken, Abteilungen, Produktbereiche usw.] innerhalb unserer Organisation darzustellen.
Wie wirkt sich das auf dich aus? Ab [Datum] wirst du die folgenden Änderungen sehen:
- Teams nach Workspace durchsuchen: Wenn du im Datei-Browser auf [Unternehmensname] klickst, kannst du die Workspaces in unserer Organisation und die Teams in diesen Workspaces sehen.
- Zugriff auf Workspaces in der Seitenleiste: Teams, denen du beigetreten bist, werden in der Seitenleiste nach Workspaces gruppiert.
- Suchergebnisse nach Workspace filtern: Du kannst Suchergebnisse nach einem oder mehreren Workspaces filtern, um deine Suchergebnisse einzugrenzen.
- Bibliotheken nach Workspace durchsuchen: Beim Zugriff auf das Bibliotheksmodal kannst du Bibliotheken nach Workspace gruppiert anzeigen.
Du bist nach wie vor Mitglied aller Teams, denen du beigetreten bist, und kannst nach wie vor jedes sichtbare Team in der Organisation durchsuchen und darauf zugreifen oder den Beitritt beantragen. In Zukunft werden sie nur noch nach Workspace gruppiert angezeigt.
Wir hoffen, dass diese Änderungen dir helfen, dich in unserem ständig wachsenden Figma-Bereich zurechtzufinden und wichtige Arbeiten schneller zu finden. Weitere Informationen zu Workspaces findest du in der Anleitung im Hilfecenter. Wenn du Fragen oder Feedback zu dieser Änderung hast, wende dich an den Figma-Support, indem du eine Anfrage über das Kontaktformular sendst.
6. Erstelle Workspaces und richte sie ein
Es ist soweit! Du bist offiziell bereit, Workspaces für deine Organisation zu starten. 🎉