Gastzugänge einschränken oder verhindern
Wer kann diese Funktion verwenden?
Verfügbar mit dem Enterprise-Abo.
Nur Unternehmens-Admins können die Einstellungen für Gastmitgliedschaften verwalten.
Die Einstellung für Gastmitgliedschaften ermöglicht Unternehmen, festzulegen, ob bestehende Angehörige und Gäste Dateien, Projekte und Teams einem Unternehmen mit externen Usern teilen dürfen.
Diese Einstellung gilt für Gasteinladungen sowie für Gäste, die Dateien über einen freigegebenen Link öffnen und darauf zugreifen.
Was sind Gäste?
Gäste sind externe Nutzer*innen mit E-Mail-Adressen, die keiner der Domänen der Organisation entsprechen. Dabei kann es sich um Auftragnehmer, Agenturen, Kunden oder externe Mitarbeitende handeln.
Einstellungen zur Gastmitgliedschaft
Die Einstellung für Gastmitgliedschaften bietet eine bessere Kontrolle darüber, wer einem Unternehmen beitritt, und sorgt für zusätzliche Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre.
Folgende drei Optionen sind verfügbar:
- Externe User können einem Unternehmen ohne Einschränkungen beitreten
- Externe User können einem Unternehmen nur mit Genehmigung des Admins beitreten
- Externe User können einem Unternehmen nicht beitreten
Gastzugriff erlauben
Wenn die Einstellung Externe User können einem Unternehmen ohne Einschränkungen beitreten aktiviert ist, können bestehende Team-Angehörige oder Gäste weitere Gäste ohne Einschränkungen zu Dateien, Projekten oder Teams einladen.
Wenn Gäste Ihrer Organisation beitreten, erhalten sie damit Lizenz anzeigen kostenlos. Sie können eine Lizenz von Gästen jederzeit ändern, und Gäste können eine Lizenzanfrage stellen, um eine Lizenz zu ändern.
Gäste können weiterhin nur auf die Ressourcen zugreifen, zu denen sie explizit eingeladen sind.
Wenn die Freigabe öffentlicher Links aktiviert ist, können Gäste auch Organisationsdateien öffnen, wenn ein bestehendes Mitglied oder ein Gast den Dateilink mit ihnen teilt.
Wenn du externe User zu einer Unternehmensressource einlädst, wirst du von Figma darüber informiert, dass die eingeladenen Personen Gäste sind:
Admin-Genehmigung erforderlich
Wenn die Einstellung Externe User können einem Unternehmen nur mit Admin-Genehmigung beitreten aktiviert ist, können bestehende Angehörige oder Gäste die betreffenden externen User zu Dateien, Projekten oder Teams einladen. Wer bei einer Einladung auf Senden klickt, wird durch Figma darüber informiert, dass eine Genehmigung durch den Admin erforderlich ist.
Wenn Gäste zum ersten Mal eine Unternehmensressource öffnen, können sie um Aufnahme in das Unternehmen bitten. Sie können nicht auf die Datei, das Projekt oder das Team zugreifen, bis ihre Anfrage akzeptiert wird.
Anfragen werden zur Annahme oder Ablehnung an die jeweiligen Workspace-Admins gesendet. Wenn sich die Datei oder die Eingeladenen außerhalb eines Workspace befindet, wird die Anfrage von Figma an einen Organisationsadministrator gesendet.
Wenn Gäste dem Unternehmen beitreten, erhalten sie damit die Lizenz anzeigen kostenlos. Sie können den Sitzplatztyp von Gästen jederzeit ändern, und ein Gast kann eine Lizenzanfrage stellen, um seinen Sitzplatztyp zu ändern.
Hinweis: Figma benötigt nur beim ersten Einladen von Gästen zu einer Unternehmensressource eine Genehmigung. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, werden keine weitere Genehmigung benötigt, um diese Gäste zu anderen Ressourcen einzuladen.
Gastzugang verhindern
Wenn die Einstellung Keine externen User können Ihrer Organisation beitreten aktiviert ist, können bestehende Angehörige bzw. Gäste keine externen User in das Unternehmen einladen. Wenn versucht wird, einen externen User zu einer Unternehmensressource einzuladen, wird seitens Figma darüber informiert werden, dass der Gastzugriff deaktiviert ist.
Hinweis: Wenn die Freigabe öffentlicher Links aktiviert ist, können externe User möglicherweise weiterhin Inhalte über einen Link einsehen, wenn die Berechtigungen der einzelnen Dateien dies erlauben. Unternehmens-Admins können die Einstellungen für die Freigabe öffentlicher Links deaktivieren.
Einstellung für die Gastmitgliedschaft anpassen
Unternehmens-Admins können die Gastmitgliedschaft über das Admin-Panel von einem Unternehmen steuern.
- Unternehmen in Figma öffnen und in der Seitenleiste Admin auswählen.
- In der Kopfzeile Einstellungen auswählen.
- Im Abschnitt Externer Zugriff Gastmitgliedschaft auswählen.
- Zur Auswahl, wer externen User zu Dateien, Projekten und Teams einladen darf:
- Externe User können einem Unternehmen beitreten (Standard)
- Externe User können nur mit Genehmigung des Admin beitreten
- Externe User können einem Unternehmen nicht beitreten
- Wähle Save (Speichern), um deine Änderungen zu übernehmen.