Restringir o impedir el acceso de invitados
Quién puede utilizar esta función
Disponible en el plan Empresa.
Solo los administradores de la organización pueden gestionar la configuración de suscripción de invitados.
La configuración de suscripciones de invitados permite a las organizaciones decidir si los miembros e invitados actuales pueden compartir archivos, proyectos y equipos de la organización con usuarios externos.
Esta configuración se aplica a las invitaciones de invitados, así como a los invitados que abren y acceden a archivos mediante un enlace compartido.
¿Qué son los invitados?
Los invitados son usuarios externos con direcciones de correo electrónico que no coinciden con ninguno de los dominios de la organización. Pueden ser contratistas, agencias, clientes o colaboradores externos.
Configuración de la suscripción de invitados
La configuración de suscripción de invitado ofrece un mayor control sobre quién se une a la organización y una mayor tranquilidad en lo que respecta a la privacidad y la seguridad.
Hay tres opciones disponibles:
- Los usuarios externos pueden unirse a la organización sin restricciones
- Los usuarios externos solo pueden unirse a la organización con la aprobación de un administrador
- Ningún usuario externo puede unirse a tu organización
Permitir acceso de invitado
Con la opción Los usuarios externos pueden unirse a la organización sin restricciones activada, los miembros o invitados actuales pueden invitar a otros invitados a archivos, proyectos o equipos sin restricciones.
Cuando un invitado se une a tu organización, se incorpora con un puesto View gratuito. Puedes cambiar el tipo de puesto de un invitado en cualquier momento, y un invitado puede hacer una solicitud de cambio de puesto para cambiar su tipo de puesto.
Los invitados solo pueden acceder a los recursos a los que los invites específicamente.
Si el uso compartido de enlaces públicos está habilitado, los invitados también pueden acceder a archivos de la organización si un miembro o invitado existente comparte con ellos el enlace del archivo.
Cuando invitas a un usuario externo a un recurso de la organización, Figma te informa de que el usuario es un invitado:
Requiere la aprobación del administrador
Con la opción Los usuarios externos solo pueden unirse a la organización con la aprobación del administrador habilitada, los miembros o invitados existentes pueden invitar al usuario externo a archivos, proyectos o equipos. Cuando la persona que invita hace clic en Enviar, Figma le informa que se requiere la aprobación del administrador.
Cuando el invitado abre por primera vez un recurso de la organización, puede solicitar ser añadido a la organización. No podrán acceder al archivo, proyecto o equipo hasta que su solicitud sea aceptada.
Las solicitudes se envían al administrador del espacio de trabajo relevante para que sean aceptadas o ignoradas. Si el archivo o el invitado está fuera de un espacio de trabajo, Figma envía la solicitud a un administrador de la organización.
Cuando un invitado se une a tu organización, lo hace con un puesto View gratuito. Puedes cambiar el tipo de puesto de un invitado en cualquier momento, y un invitado puede hacer una solicitud de puesto para cambiar su tipo de puesto.
Nota: Figma solo requiere aprobación la primera vez que invitas a un invitado a un recurso de la organización. Una vez aprobado, no se necesitará más aprobación para invitar a ese invitado a otros recursos.
Impedir el acceso de invitados
Con la configuración Ningún usuario externo puede unirse a tu organización habilitada, los miembros existentes y los invitados no podrán invitar a usuarios externos a la organización. Cuando alguien intenta invitar a un usuario externo a un recurso de la organización, Figma les informa de que el acceso de invitado está deshabilitado.
Nota: Si se habilita el uso compartido de enlaces públicos, los usuarios externos siguen pudiendo ver el contenido mediante un enlace público si los permisos de archivo individuales lo permiten. Los administradores de la organización pueden desactivar la configuración de compartir enlaces públicos.
Ajustar la configuración de la suscripción de invitados
Los administradores de la organización pueden controlar la pertenencia de invitado desde el administrador de la organización.
- Abre la organización en Figma y selecciona Administrador en la barra lateral.
- Selecciona Configuración en el encabezado.
- En la sección Acceso externo, selecciona Suscripción de invitado.
- Selecciona quién puede invitar a usuarios externos a archivos, proyectos y equipos:
- Los usuarios externos pueden unirse a la organización (predeterminado)
- Los usuarios externos solo pueden unirse con la aprobación del administrador
- Ningún usuario externo puede unirse a la organización
- Selecciona Guardar para aplicar los cambios.