Gids voor gekoppelde mappen

Met gekoppelde mappen kunnen twee afzonderlijke teams of organisaties, zoals een bureau en een klant, samenwerken in een gedeelde map. Zo kunnen ze gebruikmaken van de beschikbare werkplekken binnen hun eigen abonnement. Dit maakt het eenvoudig om samen ontwerpen te maken, hulpbronnen te delen en bestanden soepel over te dragen, zonder voor extra werkplekken te hoeven betalen.

Hoe werken gekoppelde mappen

Een gekoppelde map wordt aangemaakt binnen het ene abonnement en vervolgens gedeeld met een ander abonnement.

• De partij die de map aanmaakt en een verzoek indient om deze te koppelen is de host.
• De partij die het verzoek ontvangt om deel te nemen aan de gekoppelde map is het externe team.

Wie beheert de gekoppelde map

Beheerders van beide partijen kunnen de gekoppelde map bekijken in hun eigen Beheerdersinstellingen. Aangezien de map afkomstig is van het team of de organisatie van de host, heeft de host meer controle over de instellingen en machtigingen van de map.

Gekoppelde mappen en onderliggende submappen

Gekoppelde mappen moeten aan twee voorwaarden voldoen:

• Gekoppelde mappen moeten mappen op het hoogste niveau zijn. Je kunt een gekoppelde map niet in een andere map plaatsen.
• Gekoppelde mappen mogen geen submappen bevatten. Bestanden kunnen in een gekoppelde map staan, maar je kunt daarin geen structuur met onderliggende mappen aanmaken.

Deze beperkingen voorkomen onbedoelde toegangsroutes en maken gekoppelde mappen eenvoudiger te beheren voor beheerders. Beide partijen kunnen nog steeds bestanden toevoegen, verplaatsen en ordenen binnen de gekoppelde map.

Lees meer over het aanmaken en beheren van mappen.

Hoe werken werkplekken in gekoppelde mappen

In Figma bepaalt de werkplek van een gebruiker tot welke Figma-producten diegene toegang heeft. Een gebruiker met een Collab-werkplek heeft bijvoorbeeld toegang tot FigJam en Figma Slides.

Werkplekken staan los van machtigingen. Met machtigingen bepaal je welke afzonderlijke bestanden een gebruiker mag bewerken. Je kunt per bestand instellen of iemand een bestand kan bewerken of kan bekijken. Om een bestand in een gekoppelde map te bewerken, heeft een gebruiker de juiste werkplek nodig en de machtiging kan bewerken. Lees meer over delen en machtigingen.

Gebruikers kunnen in een gekoppelde map werken op basis van de werkplek die ze binnen hun eigen abonnement of organisatie hebben. De host wordt niet gefactureerd voor gebruikers in het externe abonnement, en andersom. Alle verzoeken voor een werkplek-upgrade worden doorgestuurd naar de eigen beheerders van de gebruiker.

Als een gebruiker van het externe team wordt uitgenodigd om bestanden buiten de gekoppelde map te bewerken binnen het abonnement van de host of de organisatie, heeft diegene een werkplek binnen het abonnement van de host nodig.

Hoeveel gekoppelde mappen kun je hebben?

Je abonnement bepaalt hoeveel gekoppelde mappen je tegelijkertijd in je abonnement kunt hebben.

Het aantal gekoppelde mappen omvat:

• Alle gekoppelde mappen in je team of organisatie, of je nu de host bent of het externe team.
• Eventuele openstaande uitnodigingen om verbinding te maken waarbij je de host bent.

Wanneer je een map loskoppelt, telt deze niet langer meer mee voor het aantal gekoppelde mappen dat je mag hebben.

Hoe je bibliotheken kunt beheren in gekoppelde mappen

Beheerders van de host kunnen bepalen welke bibliotheken van de host beschikbaar zijn voor gebruik in de gekoppelde mappen. Door toegang tot een bibliotheek toe te staan, krijgen leden van de gekoppelde map alleen-lezen toegang tot de bronbestanden van die bibliotheek.

Gasten en externe gebruikers in gekoppelde mappen

Gekoppelde mappen ondersteunen ook extra externe medewerkers of gasten. Zowel de host als het externe team kunnen gasten uitnodigen voor een gekoppelde map. Hoe deze gebruikers deelnemen en welk type werkplek ze gebruiken, hangt af van een aantal factoren.

• Als de uitgenodigde gebruiker behoort tot de aangesloten organisatie:
  • Neemt de gebruiker deel aan de gekoppelde map met het soort werkplek dat al beschikbaar is binnen de eigen organisatie.
• Als de uitgenodigde gebruiker bij een andere externe organisatie hoort:
  • Neemt de gebruiker deel als gast deel aan de organisatie van de host.
  • Standaard krijgen gebruikers een View-werkplek binnen de organisatie van de host.
  • Als gebruikers een betaalde werkplek nodig hebben, wordt een upgrade-verzoek naar de organisatiebeheerder van de host gestuurd.

Bij het Enterprise-plan blijven de instellingen voor het goedkeuren van gasten van toepassing op gekoppelde mappen.

• Als de instelling Externe gebruikers kunnen zonder beperkingen lid worden van de organisatie is ingeschakeld:
  • Externe gebruikers die zijn uitgenodigd voor de gekoppelde map worden automatisch als gasten toegevoegd.
  • Wanneer een gast lid wordt van je organisatie, krijgt hij een gratis View-werkplek. Je kunt de soort werkplek van een gast op elk moment wijzigen en een gast kan een werkplekverzoek indienen om de soort werkplek te wijzigen.
• Als de instelling Externe gebruikers kunnen alleen met goedkeuring van de beheerder lid worden van de organisatie is ingeschakeld:
  • Dienen beheerders van een werkruimte of organisatie het toegangsverzoek van de gast goed te keuren voordat de externe gebruiker als gast kan deelnemen aan de organisatie van de host.
  • De gebruiker wordt pas aan de gekoppelde map toegevoegd nadat goedkeuring is verleend.

Een map koppelen aan een extern team

Een map is gekoppeld wanneer het externe team een uitnodiging van de host accepteert. Zo werkt het proces:

1. Het externe team deelt de URL van het team of de organisatie

Om als host een verzoek in te dienen om een map te koppelen, heb je de Figma-URL van het externe team en een e-mailadres van een contactpersoon nodig.

Het externe team kan de URL van de eigen Figma-omgeving als volgt vinden:

1. Log in op Figma via een webbrowser.
2. Als je bij meerdere teams of organisaties bent ingelogd, controleer dan of het juiste team of de juiste organisatie wordt weergegeven in de linkerzijbalk bestandsbrowser.
3. Kopieer de volledige URL in de adresbalk van je browser.
4. Deel deze URL met de beheerder van de host.

2. Een beheerder van de host maakt de aanvraag aan

Een beheerder van de host maakt een map aan of kiest een bestaande map aan. Dit kan elke map binnen het abonnement van de host zijn. Ze dienen een verzoek in om de map te koppelen via de pagina van de map in de bestandsbrowser of via beheerder. Om het verzoek in te dienen, hebben ze de URL van het externe team en het e-mailadres van een contactpersoon nodig.

3. Een externe teambeheerder keurt de aanvraag goed.

Beheerders van het externe team ontvangen een melding en kunnen het verzoek om te koppelen goedkeuren of weigeren.

Zodra het verzoek is geaccepteerd, wordt de contactpersoon van het externe team aan de map toegevoegd. Deze contactpersoon kan meer mensen van het externe team uitnodigen voor de map.

Mensen van het externe team kunnen in de gekoppelde map gaan werken door in de zijbalk van de bestandsbrowser over te schakelen naar het team of de organisatie van de host.

Ontkoppel een verbonden map

Wanneer een project wordt afgerond, kan een beheerder van beide partijen de map ontkoppelen. Wanneer een map wordt ontkoppeld, blijft deze in eigendom van de host. Het externe team verliest toegang tot alle bestanden in de map.

Beheerders van de host worden gevraagd of ze de map willen delen met het externe team. Zij kunnen:

1. Niets doen. Het externe team verliest de toegang tot de map zodra deze is losgekoppeld.
2. En kopie delen van de map. De host behoudt de oorspronkelijke map en stuurt een kopie naar het externe team.