Leitfaden für verbundene Ordner

Mithilfe von verbundenen Ordnern können zwei getrennte Teams oder Organisationen – z. B. eine Agentur und ein Kunde – an einem freigegebenen Ordner zusammenarbeiten und dabei abrechenbare Lizenzen aus ihren eigenen Abonnements verwenden. Dies vereinfacht das gemeinsame Design, das Teilen von Ressourcen und die reibungslose Datenübergabe – ohne zusätzliche Kosten für Lizenzen.

So funktionieren verbundene Ordner

Ein verbundener Ordner wird in einem Abo erstellt und dann für einen anderen freigegeben.

• Die Partei, die den Ordner erstellt und eine Verbindungsanfrage sendet, ist der Gastgeber.
• Die Partei, die die Anfrage erhält, dem verbundenen Ordner beizutreten, ist das externe Team.

Wer verwaltet den verbundenen Ordner

Admins beider Parteien können den verbundenen Ordner in ihren eigenen Admin-Einstellungen sehen. Da der Ordner aus dem Team oder der Organisation des Gastgebers stammt, hat dieser mehr Kontrolle über die Einstellungen und Berechtigungen des Ordners.

Verbundene Ordner und verschachtelte Ordner

Verbundene Ordner haben zwei Voraussetzungen:

• Verbundene Ordner müssen die oberste Ordnerebenen sein. Du kannst einen verbundenen Ordner nicht in einem anderen Ordner verschachteln.
• Verbundene Ordner können keine Unterordner enthalten. Dateien können sich in einem verbundenen Ordner befinden, aber du kannst darin keine verschachtelte Ordnerstruktur erstellen.

Diese Einschränkungen verhindern unbeabsichtigte Zugriffswege und erleichtern es Admins, verbundene Ordner zu verwalten. Beide Parteien können weiterhin Dateien innerhalb des verbundenen Ordners hinzufügen, verschieben und organisieren.

Erfahre mehr über das Erstellen und Verwalten von Ordnern.

So funktionieren Lizenzen in verbundenen Ordnern

In Figma bestimmt die Lizenz einer Person, auf welche Figma-Produkte sie zugreifen kann. Zum Beispiel hat ein*e Benutzer*in mit einer Collab-Lizenz Zugriff auf FigJam und Figma Slides.

Lizenzen sind getrennt von Berechtigungen – um zu bestimmen, welche einzelnen Dateien ein*e Benutzer*in bearbeiten kann, kannst du ihnen für jede Datei Schreibzugriff oder Lesezugriff geben. Um eine Datei in einem verbundenen Ordner zu bearbeiten, benötigt ein*e Benutzer*in sowohl die entsprechende Lizenz als auch die Berechtigung, die Datei zu bearbeiten. Mehr über Freigabe und Berechtigungen erfahren.

In einem verbundenen Ordnert können Personen auf der Basis ihrer Lizenz arbeiten, die sie in ihrem eigenen Team oder ihrer eigenen Organisation haben. Dem Gastgeber werden keine Kosten für Benutzer im externen Abo berechnet und umgekehrt. Alle Anfragen für Lizenz-Upgrades werden weiterhin an die eigenen Admins des Benutzers weitergeleitet.

Wenn ein*e Benutzer*in aus dem externen Team eingeladen wird, Dateien außerhalb des verbundenen Ordners im Gastgeberabo oder in der Gastgeberorganisation zu bearbeiten, benötigt er*sie eine Lizenz im Abonnement der Gastgeberin bzw. des Gastgebers.

Wie viele verbundene Ordner kannst du haben?

Dein Abo bestimmt, wie viele verknüpfte Ordner du gleichzeitig in deinem Abo haben kannst.

Die Anzahl der verbundenen Ordner beinhaltet:

• Alle verbundenen Ordner in deinem Team oder deiner Organisation, unabhängig davon, ob du der Gastgeber oder das externe Team bist.
• Alle ausstehenden Einladungen zur Verbindung, bei denen du der Gastgeber bist.

Wenn du einen Ordner trennst, wird es nicht mehr zur Anzahl deiner verbundenen Ordner gezählt.

So werden Bibliotheken in verbundenen Ordnern verwaltet

Gastgeber-Admins können festlegen, welche Bibliotheken des Gastgebers im verbundenen Ordner verfügbar sind. Das Erlauben des Zugriffs auf eine Bibliothek gewährt den Mitgliedern des verbundenen Ordners nur Lesezugriff auf die Quelldatei der Bibliothek.

Gäste und externe*r Benutzer*in in verbundenen Ordnern

Verbundene Ordner unterstützen auch zusätzliche externe*r Mitarbeiter*innen oder Gäste. Sowohl der Gastgeber als auch das externe Team können Gäste in einen verbundenen Ordner einladen. Wie diese Benutzer*innen beitreten und welche Lizenz sie nutzen, hängt von einigen Faktoren ab.

• Wenn der*die eingeladene Benutzer*in zur verbundenen Organisation gehört:
  • Sie treten dem verbundenen Ordner mit dem Lizenz-Typ bei, den sie bereits in ihrer eigenen Organisation haben.
• Wenn der*die eingeladene Benutzer*in aus einer anderen externen Organisation stammt:
  • Sie treten der Gastorganisation als Gast bei.
  • Standardmäßig erhalten sie eine Lizenz anzeigen in der Gastgeberorganisation.
  • Wenn sie eine bezahlte Lizenz benötigen, wird jede Upgrade-Anfrage an den*die Organisationsadministrator*in der Gastgeberorganisation gesendet.

Im Enterprise-Abo gelten die Gastgenehmigungseinstellungen weiterhin für verbundene Ordner.

• Wenn die Einstellung Externe Benutzer*innen können ohne Einschränkungen der Organisation beitreten aktiviert ist:
  • Eingeladene externe*r Benutzer*innen zum verbundenen Ordner werden automatisch als Gäste hinzugefügt.
  • Wenn Gäste Ihrer Organisation beitreten, erhalten sie damit Lizenz anzeigen kostenlos. Sie können eine Lizenz von Gästen jederzeit ändern, und Gäste können eine Lizenzanfrage stellen, um eine Lizenz zu ändern.
• Wenn die Einstellung Externe Benutzer*innen können der Organisation nur mit Admin-Genehmigung beitreten aktiviert ist:
  • Workspace- oder Organisationsadministrator*innen müssen die Gastzugriffsanfrage genehmigen, bevor der*die externe*r Benutzer*in der Gastorganisation als Gast beitreten kann.
  • Benutzer*innen werden dem verbundenen Ordner erst hinzugefügt, nachdem die Genehmigung erteilt wurde.

Einen Ordner mit einem externen Team verbinden

Ein Ordner wird verbunden, wenn das externe Team eine Einladung des Gastgebers akzeptiert. So funktioniert der Prozess:

1. Das externe Team teilt die URL seines Teams oder seiner Organisation.

Damit ein Gastgeber eine Anforderung zur Verbindung erstellen kann, benötigt er die Figma-URL des externen Teams und die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners.

Das externe Team kann seine Figma-URL abrufen, indem es die folgenden Schritte ausführt:

1. Melde dich in einem Webbrowser bei Figma an.
2. Wenn du bei mehr als einem Team oder einer Organisation angemeldet sind, stelle sicher, dass das richtige im linken Seitenbereich des Datei-Browsers angezeigt wird.
3. Kopiere die gesamte URL in der Adressleiste deines Browsers.
4. Teile diese URL mit dem Host-Admin.

2. Ein Gastgeberadmin erstellt die Anfrage

Ein Gastgeber-Admin erstellt einen Ordner oder wählt einen bestehenden Ordner zur Verbindung aus. Dies kann jeder Ordner im Abo sein. Er erstellt eine Anfrage zur Verbindung von der Ordnerseite im Datei-Browser oder von Admin. Um die Anfrage zu senden, werden die URL des externen Teams und die E-Mail-Adresse einer Kontaktperson benötigt.

3. Ein externer Team-Admin genehmigt die Anfrage

Admins des externen Teams werden über die Anfrage zur Verbindung benachrichtigt und können die Verbindung genehmigen oder ablehnen.

Sobald die Annahme erfolgt ist, wird die Kontaktperson des externen Teams dem Ordner hinzugefügt. Diese Person kann weitere Mitglieder des externen Teams zum Ordner einladen.

Mitglieder des externen Teams können im verbundenen Ordner arbeiten, indem sie in der Seitenleiste des Datei-Browsers zum Team oder zur Organisation des Gastgebers wechseln.

Trennen eines verbundenen Ordners

Wenn ein Ordner zu Ende geht, kann ein Admin einer der beiden Parteien den Ordner trennen. Wenn ein Ordner getrennt wird, bleibt es im Besitz des Gastgebers. Das externe Team verliert den Zugriff auf alle Dateien im Ordner.

Gastgeber*innen-Admins werden gefragt, ob sie den Ordner mit dem externen Team teilen möchten. Sie können:

1. Nichts tun. Sobald die Verbindung getrennt wird, verliert das externe Team den Zugriff auf den Ordner.
2. Eine Kopie des Ordners freigeben. Der Gastgeber behält den Originalordner und sendet eine Kopie an das externe Team.