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Crear grupos de facturación en tu organización
Quién puede utilizar esta función
Disponible en el plan empresarial
Solo para administradores de organización
Los grupos de facturación te permiten ordenar a las personas de tu organización según las fuentes de presupuesto internas. Cada grupo de facturación tiene administradores del grupo de facturación que gestionan los puestos gratuitos y de pago en el grupo.
Consejo: ¿cuál es la diferencia entre grupos de facturación y espacios de trabajo? Los grupos de facturación sirven para contabilizar y organizar a las personas por centros de costes. Los espacios de trabajo sirven para colaborar y organizar el trabajo por departamentos, áreas de productos u otras categorías. Más información sobre las diferencias →
Prepárate para crear grupos de facturación en tu empresa
Como administrador de la organización, puedes configurar grupos de facturación para que coincidan con las necesidades de contabilidad de tu organización.
Nota: si tu organización utilizaba espacios de trabajo antes de que se crearan los grupos de facturación, los hemos creado automáticamente para ti. Tus grupos de facturación tienen los mismos nombres, administradores y miembros que tus espacios de trabajo actuales. Desde aquí, puedes modificar cada grupo de facturación y espacio de trabajo para que se adapte mejor a las necesidades de tu organización.
- Planifica una estructura de grupo de facturación para tu organización
- Identifica a los administradores del grupo de facturación y hazles saber qué esperar
- Decide cómo asignarás usuarios a los grupos de facturación
- Crear grupos de facturación y asignar administradores
1. Planear una estructura de grupo de facturación para tu organización
Te recomendamos que planifiques la estructura de tu grupo de facturación con antelación. Si ya tienes una estructura de centros de costes en tu empresa, es probable que sea un buen punto de partida.
Los grupos de facturación no se sincronizan con otras fuentes de datos en este momento, así que no te preocupes demasiado de que todo quede perfecto. Es muy fácil [añadir, eliminar o cambiar el nombre de tus grupos de facturación] sobre la marcha.
2. Identifica a los administradores del grupo de facturación y hazles saber qué esperar
Consejo: no tienes que pagar para que alguien sea administrador del grupo de facturación. Los administradores que no trabajan en Figma pueden usar un puesto-restringido-para-espectadores gratuito.
Los administradores de organizaciones pueden gestionar todos los grupos de facturación de la organización, mientras que los administradores de grupos de facturación solo gestionan los puestos de los grupos de facturación de los que son administradores. Los administradores de los grupos de facturación pueden:
- Asignar o eliminar a usuarios del grupo
- Gestionar solicitudes de actualización para personas de su grupo
- Cambiar a personas de puestos gratuitos a puestos de pago
- Confirmar el número de puestos de pago que hay en el grupo durante el período de aclaración
Sugerencia: una persona puede asumir varios roles de administrador en Figma. Por ejemplo, alguien puede ser administrador de un grupo de facturación y administrador de un espacio de trabajo y gestionar varios grupos de facturación y espacios de trabajo.
Además de gestionar nuevas solicitudes de actualización, una de las responsabilidades constantes de un administrador de grupo de facturación es actualizar o degradar los puestos durante una aclaración de facturación. A continuación, se muestra cómo funciona una aclaración mediante grupos de facturación:
- Se pueden añadir nuevos puestos de pago a tu organización durante el periodo de facturación.
- Durante el periodo de dos semanas anterior a la emisión de la factura de aclaración por parte de Figma, Figma notifica a los administradores de los grupos de facturación y de organización y los solicita revisar y ajustar el número de puestos de pago en cada grupo de facturación.
- Una vez que alguien revisa un grupo de facturación, se puede marcar como revisado. Este es un paso opcional, que ayuda a los administradores de organización a ver qué grupos de facturación se han comprobado.
- Un administrador de la organización confirma el importe de la factura para toda la organización de Figma. Los administradores de la organización pueden realizar cualquier ajuste antes y durante la aclaración, incluso anular los cambios realizados por los administradores del grupo de facturación.
3. Decide quién asignará usuarios a los grupos de facturación
Cuando los usuarios no forman parte de un grupo de facturación, tienen la etiqueta No asignado . Cualquier administrador de una organización o grupo de facturación puede mover a alguien de No asignado a un grupo de facturación. También puedes eliminar a alguien de un grupo de facturación en cualquier momento cambiándolo a No asignado.
Nota: los administradores de la organización reciben notificaciones y solicitudes de actualización de cualquier persona No asignada. Cuando se asigna a una persona a un grupo de facturación, los administradores del grupo de facturación de ese grupo se encargan de administrar el estado de pago de esa persona.
Hay dos formas principales de abordar la asignación de usuarios a grupos de facturación:
- Los administradores de la organización pueden asignar usuarios de forma masiva desde la tabla Miembros de Administración. Aunque actualmente no es posible clasificar a las personas en grupos de facturación con SCIM, puedes pasar la información del centro de costes de SCIM a la tabla Miembros, ordenar la tabla por centro de costes y asignar usuarios de forma masiva a un grupo de facturación desde allí.
- Los administradores del grupo de facturación pueden asignar a cualquier persona con la etiqueta No asignado a un grupo de facturación que gestionen.
Nota: los espacios de trabajo y los grupos de facturación son entidades distintas. Las personas de diferentes áreas de trabajo pueden formar parte del mismo grupo de facturación.
4. Crear grupos de facturación y asignar administradores
Una vez que hayas planificado la estructura de tu grupo de facturación, identificado a los administradores y decidido quién asignará los usuarios a sus grupos, estarás listo para empezar. Para empezar, crea tus grupos de facturación y asigna administradores de grupos de facturación.