Restreindre ou empêcher l'accès des invités

Le paramètre du statut d'invité permet aux organisations de déterminer si les membres existants et les invités peuvent partager des fichiers, des projets et des équipes provenant de l'organisation avec des utilisateurs externes.

Ce paramètre s'applique aux invitations à collaborer, ainsi qu'aux invités qui ouvrent et accèdent à des fichiers via un lien partagé.

Paramétrage du statut d'invité

En plus d'offrir un meilleur contrôle sur les personnes qui rejoignent l'organisation, le paramètre du statut d'invité permet de garantir la confidentialité et la sécurité.

Trois options s'offrent à vous :

• Les utilisateurs externes peuvent rejoindre l'organisation sans aucune restriction.
• Les utilisateurs externes ne peuvent rejoindre l'organisation qu'avec l'approbation d'un administrateur.
• Aucun utilisateur externe ne peut rejoindre votre organisation.

Autoriser l'accès des invités

Lorsque le paramètre External users can join the organization without restrictions est activé, les membres existants ou les invités peuvent ajouter des collaborateurs à des fichiers, projets ou équipes sans restrictions.

Lorsqu'un invité rejoint votre organisation, il obtient une licence View gratuite. Vous pouvez modifier le type de licence d'un invité à tout moment, tout comme ce dernier peut faire une demande de changement de licence.

Les invités peuvent toujours uniquement accéder aux ressources auxquelles vous les invitez spécifiquement.

Si le partage de liens publics est activé, les invités peuvent également accéder aux fichiers de l'organisation quand un membre existant ou un autre invité en partage le lien avec eux. 

Lorsque vous ajoutez un utilisateur externe à une ressource de l'organisation, Figma vous informe qu'il s'agit d'un invité :

Exiger l'approbation d'un administrateur

Si le paramètre External users can only join the organization with admin approval est activé, les membres existants ou les invités peuvent inviter des collaborateurs externes à accéder à des fichiers, des projets ou des équipes. Lorsque la personne qui invite un collaborateur clique sur Send, Figma l'informe que l'approbation de l'administrateur est nécessaire.

Lorsqu'un invité ouvre pour la première fois une ressource de l'organisation, il peut demander à être ajouté à l'organisation en sélectionnant Ask to be added. Il ne pourra pas accéder au fichier, au projet ou à l'équipe tant que sa demande n'est pas acceptée.

Les demandes sont envoyées à l'administrateur d'espace de travail concerné pour qu'il les accepte ou les ignore. Si le fichier ou l'invité n'appartient pas à l'espace de travail, Figma transmet la demande à un administrateur de l'organisation.

Lorsqu'un invité rejoint votre organisation, il obtient une licence View gratuite. Vous pouvez modifier le type de licence d'un invité à tout moment, et ce dernier peut effectuer une demande de changement de licence.

Empêcher l'accès des invités

Si le paramètre No external users can join your organization est activé, les membres existants et les invités ne peuvent pas inviter des collaborateurs externes à rejoindre l'organisation. Quand une personne tente d'inviter un utilisateur externe à accéder à une ressource de l'organisation, Figma l'informe que l'accès des invités est désactivé.

Ajuster le paramètre du statut d'invité

Les administrateurs d'organisation peuvent gérer le statut d'invité depuis l'interface Admin de l'organisation.

1. Ouvrez l'organisation dans Figma et sélectionnez Admin dans la barre latérale.
2. Sélectionnez Settings dans l'en-tête.
3. Dans la section External access, sélectionnez Guest membership.
4. Sélectionnez qui peut inviter des collaborateurs externes à rejoindre des fichiers, projets et équipes :
   • External users can join the organization (choix par défaut)
   • External users can only join with admin approval
   • No external users can join the organization
     
5. Sélectionnez Save pour appliquer vos modifications.