Abrechnungsgruppen in einer Organisation einführen

Mithilfe von Abrechnungsgruppen kannst du die Personen in deiner Organisation nach internen Budgetquellen sortieren. Jede Abrechnungsgruppe hat Abrechnungsgruppen-Admins, die kostenlose und bezahlte Lizenzen in der Gruppe verwalten.

Bereite die Einführung von Abrechnungsgruppen in deinem Unternehmen vor

Als Organisationsadministrator*in kannst du Abrechnungsgruppen einrichten, die den Buchhaltungsanforderungen deiner Organisation entsprechen.

1. Plane eine Abrechnungsgruppenstruktur für deine Organisation
2. Identifiziere die Admins der Abrechnungsgruppen und teile ihnen mit, was sie erwartet
3. Entscheide, wer Nutzer*innen den Abrechnungsgruppen zuweist
4. Rechnungsgruppen erstellen und Admins zuweisen

1. Plane eine Abrechnungsgruppenstruktur für deine Organisation

Wir empfehlen, deine Abrechnungsgruppenstruktur im Voraus zu planen. Wenn in deinem Unternehmen bereits eine Kostenstellenstruktur vorhanden ist, ist das wahrscheinlich ein guter Ausgangspunkt.

Abrechnungsgruppen werden derzeit nicht mit anderen Datenquellen synchronisiert. Mach dir also keine allzu großen Sorgen, ob alles perfekt ist. Es ist ganz einfach, deine Abrechnungsgruppen im Laufe der Zeit hinzuzufügen, zu löschen oder umzubenennen.

2. Identifiziere die Admins der Abrechnungsgruppen und teile ihnen mit, was sie erwartet

Organisationsadministrator*innen können jede Abrechnungsgruppe in der Organisation verwalten, während Abrechnungsgruppen-Admins nur Lizenzen in Abrechnungsgruppen verwalten können, in denen sie Admin sind. Abrechnungsgruppen-Admins können:

• Nutzer*innen aus der Gruppe eine Zuweisung erteilen oder diese entziehen
• Upgrade-Anfragen für Personen in ihrer Gruppe verwalten
• Personen zwischen kostenlosen und bezahlten Lizenzen verschieben
• Die Anzahl bezahlter Lizenzen in der Gruppe während der True-up-Phase bestätigen

Neben der Verwaltung neuer Upgrade-Anfragen besteht eine der laufenden Aufgaben eines Abrechnungsgruppen-Admins darin, während eines Abrechnungsabgleichs Lizenzen hochzustufen oder herabzustufen. So funktioniert ein Abgleich mit Rechnungsgruppen:

1. Während des Abrechnungszeitraums können deiner Organisation neue bezahlte Lizenzen hinzugefügt werden.
2. Während des zweiwöchigen Zeitraums, in dem Figma die Abgleich-Rechnung ausstellt, benachrichtigt Figma die Abrechnungsgruppen-Admins und Organisationsadministrator*innen und bittet sie, die Anzahl der bezahlten Lizenzen in jeder Abrechnungsgruppe zu prüfen und anzupassen.
3. Sobald eine Abrechnungsgruppe geprüft wurde, kann sie entsprechend markiert werden. Dies ist ein optionaler Schritt, mit dem Unternehmensadmins sehen können, welche Abrechnungsgruppen bereits kontrolliert wurden.
4. Ein Organisationsadministrator*in sichert den Rechnungsbetrag für die gesamte Figma-Organisation. Organisationsadministrator*innen können vor und während des Abgleichs alle Anpassungen vornehmen, einschließlich der Überschreibung von Änderungen, die von Abrechnungsgruppen-Admins vorgenommen wurden.

Mehr zur Verwaltung von Abgleichen und Abrechnungen in den Organization- und Enterprise-Abos →

3. Entscheide, wer Nutzer*innen den Abrechnungsgruppen zuweist

Wenn Nutzer*innen nicht Teil einer Abrechnungsgruppe sind, haben sie die Bezeichnung Nicht zugewiesen. Jeder Admin einer Organisation oder Abrechnungsgruppe kann jemanden von Nicht zugewiesen in eine Abrechnungsgruppe verschieben. Du kannst eine Person auch jederzeit aus einer Rechnungsgruppe entfernen, indem du sie auf Nicht zugewiesen setzt.

Für die Zuweisung von Nutzer*innen zu Abrechnungsgruppen gibt es im Wesentlichen zwei Vorgehensweisen:

1. Organisationsadministrator*innen können Nutzer*innen gleichzeitig aus der Tabelle Mitglieder in Admin zuweisen. Obwohl es derzeit nicht möglich ist, Personen mit SCIM in Abrechnungsgruppen zu sortieren, kannst du Kostenstelleninformationen aus SCIM in die Tabelle Mitglieder übertragen, die Tabelle nach Kostenstelle sortieren und Nutzer*innen von dort aus einer Abrechnungsgruppe zuordnen.
2. Abrechnungsgruppen-Admins können jede Person mit der Kennzeichnung Nicht zugewiesen einer von ihnen verwalteten Abrechnungsgruppe zuweisen.

4. Abrechnungsgruppen erstellen und Admins zuweisen

Sobald du die Struktur deiner Abrechnungsgruppen geplant, Admins bestimmt und entschieden hast, wer die Nutzer*innen ihren Gruppen zuordnet, kannst du loslegen. Du kannst beginnen, indem du deine Abrechnungsgruppen erstellst und Abrechnungsgruppen-Admins zuweist.