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Lancer des groupes de facturation dans une organisation
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
Disponible avec le forfait Entreprise
Administrateurs de l'organisation uniquement
Les groupes de facturation vous permettent de trier les personnes de votre organisation en fonction de sources budgétaires internes. Chaque groupe de facturation dispose d'administrateurs de groupe de facturation qui gèrent les licences gratuites et payantes du groupe.
Astuce : quelle est la différence entre les groupes de facturation et les espaces de travail ? Les groupes de facturation servent à la comptabilité et à l'organisation des personnes par centre de coût. Les espaces de travail sont destinés à la collaboration et à l'organisation des tâches par service, produit ou d'autres catégories. En savoir plus sur les différences →
Se préparer à lancer des groupes de facturation dans une entreprise
En tant qu'administrateur d'organisation, vous pouvez configurer des groupes de facturation pour répondre aux besoins comptables de votre organisation.
Remarque : Si votre organisation utilisait des espaces de travail avant le lancement des groupes de facturation, nous avons automatiquement créé des groupes de facturation pour vous. Vos groupes de facturation ont les mêmes noms, administrateurs et membres que vos espaces de travail actuels. Vous pouvez modifier chaque groupe de facturation et chaque espace de travail pour qu'ils répondent au mieux aux besoins de votre organisation.
- Planifier une structure de groupe de facturation pour votre organisation
- Identifier les administrateurs des groupes de facturation et leur expliquer à quoi s'attendre
- Choisir comment assigner les utilisateurs aux groupes de facturation
- Créer des groupes de facturation et assigner des administrateurs
1. Planifier une structure de groupe de facturation pour votre organisation
Nous vous recommandons de planifier à l'avance la structure de votre groupe de facturation. Si vous disposez déjà d'une structure de centre de coût dans votre entreprise, c'est un bon point de départ.
Les groupes de facturation n'étant pas encore synchronisés avec d'autres sources de données, vous ferez sans doute face à quelques imperfections. Toutefois, pas d'inquiétude : il est très facile d'ajouter, de supprimer ou de renommer vos groupes de facturation à mesure que vous avancez.
2. Identifier les administrateurs des groupes de facturation et leur expliquer à quoi s'attendre
Astuce : vous n'avez pas besoin de payer pour qu'une personne devienne administrateur d'un groupe de facturation. Les administrateurs qui ne travaillent pas dans Figma peuvent utiliser une licence Spectateur restreint gratuite.
Les administrateurs d'organisation peuvent gérer tous les groupes de facturation de l'organisation, tandis que les administrateurs des groupes de facturation ne gèrent que les licences des groupes de facturation dont ils sont administrateurs. Les administrateurs de groupe de facturation peuvent :
- Affecter ou désaffecter des utilisateurs du groupe
- Gérer les demandes de mise à niveau pour les membres de leur groupe
- Faire passer des personnes de licences gratuites à des licences payantes et inversement
- Confirmer le nombre de licences payantes dans le groupe pendant la période de vérification
Astuce : une personne peut assumer plusieurs rôles d'administrateur dans Figma. Par exemple, une personne peut être à la fois administrateur d'un groupe de facturation et administrateur d'un espace de travail et gérer plusieurs groupes de facturation et espaces de travail.
Outre la gestion des nouvelles demandes de mise à niveau, l'une des responsabilités permanentes de l'administrateur d'un groupe de facturation est de mettre à niveau ou rétrograder les licences lors d'un ajustement de facturation. Voici comment fonctionne un ajustement avec des groupes de facturation :
- De nouvelles licences payantes peuvent être ajoutées à votre organisation au cours de votre période de facturation.
- Durant les deux semaines qui précèdent l'émission de votre facture d'ajustement par Figma, Figma informe les administrateurs de facturation et les administrateurs de l'organisation et leur demande de réviser et d'ajuster le nombre de licences payantes dans chaque groupe de facturation.
- Dès qu'une personne a vérifié un groupe de factures, elle peut le marquer comme vérifié. Cette étape est facultative et permet aux administrateurs de l'organisation de savoir quels groupes de facturation ont été vérifiés.
- Un administrateur d'organisation bloque le montant de la facture pour l'ensemble de l'organisation Figma. Les administrateurs de l'organisation peuvent apporter des modifications avant et pendant l'ajustement, y compris remplacer les modifications apportées par les administrateurs du groupe de facturation.
3. Choisir comment assigner les utilisateurs aux groupes de facturation
Lorsque les utilisateurs ne font pas partie d'un groupe de facturation, ils portent la mention Unassigned. Tout administrateur d'organisation ou de groupe de facturation peut faire passer une personne du groupe Unassigned à un groupe de facturation. Vous pouvez également supprimer une personne d'un groupe de facturation à tout moment en lui attribuant le groupe Unassigned.
Remarque : Les administrateurs de l'organisation reçoivent des notifications et des demandes de mise à niveau pour toute personne portant la mention Unassigned. Lorsqu'une personne est assignée à un groupe de facturation, les administrateurs de ce groupe sont responsables de la gestion du statut de paiement de cette personne.
Il existe deux méthodes pour assigner des utilisateurs à des groupes de facturation :
- Les administrateurs de l'organisation peuvent assigner des utilisateurs de manière groupée depuis le tableau Members dans Admin. Bien qu'il soit actuellement impossible de trier les personnes en groupes de facturation via SCIM, vous pouvez transmettre les informations du centre de coût du SCIM au sein du tableau Members, trier le tableau par centre de coût et assigner les utilisateurs à un groupe de facturation de manière groupée.
- Les administrateurs de groupe de facturation peuvent assigner toute personne portant la mention Unassigned à un groupe de facturation qu'ils gèrent.
Remarque : Les espaces de travail et les groupes de facturation sont des entités distinctes. Les personnes travaillant dans différents espaces de travail peuvent faire partie du même groupe de facturation.
4. Créer des groupes de facturation et assigner des administrateurs
Une fois que vous avez planifié la structure de vos groupes de facturation, identifié les administrateurs et décidé qui assignera les utilisateurs à leurs groupes, vous pouvez vous lancer. Commencez par créer vos groupes de facturation et leur assigner des administrateurs.